Tất tần tật những điều cần biết khi sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu đã trở thành vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng, cơ quan hay một tổ chức. Nhờ  vào sự tiện dụng trong công tác hủy giấy cũng như đảm bảo về bảo mật thông tin mà thiết bị ngày càng phổ biến và rộng rãi đến người dùng. Để có thể hoạt động đúng với công suất và tránh hư hỏng, ta cần sử dụng và bảo quản chúng đúng cách. Sau đây là một số hướng dẫn về việc sử dụng máy hủy tài liệu và bảo quản máy.

Hy vọng bài viết Tất tần tật những điều cần biết khi sử dụng máy hủy tài liệu sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn đọc. 

Sử dụng máy huỷ giấy/tài liệu để bảo mật thông tin hiệu quả 

Chức năng từng bộ phận của máy hủy tài liệu

Để sử dụng máy hủy tài liệu tốt nhất, trước tiên ta cần tìm hiểu về cấu trúc và chức năng của các bộ phận trong máy hủy tài liệu:

Máy hủy được chia ra làm 2 loại là máy văn phòng và máy công nghiệp: 

• Máy hủy văn phòng: Hoạt động với công suất nhỏ, có thể hủy từ 5 đến 20 tờ cùng một lúc, đa phần chỉ hủy được giấy A4, có kích thước nhỏ gọn dễ dàng di chuyển.

• Máy hủy công nghiệp: Hoạt động với công suất lớn, có thể hủy từ 5 đến 60 tờ cùng một lúc hoặc hơn, hủy được nhiều dạng khổ giấy khác nhau, có kích thước lớn hơn.

• Chức năng tự động khởi động/dừng: một số máy hủy có thể tự khỏi động hủy khi bạn đưa giấy vào và dừng lại khi hết giấy, kết thúc quá trình hủy.

• Thùng chứa rác:đây là nơi chứa những mẩu giấy vụn hoặc sợi sau khi giấy bị hủy, máy thường có chức năng báo thùng đã đầy để bạn đỏ đi và vệ sinh chúng.

• Có 2 phương thức hủy là hủy sợi và hủy vụn. Hủy sợi thì giấy sẽ được cắt thành những sợi nhỏ dài, với hủy vụn thì giấy sẽ bị hủy thành vô vàn vụn nhỏ.

• Khung đỡ:là loại khung làm bằng kim loại để đặt máy hủy vào, thường có gắn bánh xe để dễ dàng di chuyển.

• Công suất máy báo cho chúng ta về công suất trung bình mỗi lần hủy để máy hoạt động hiệu quả.

• Khoảng thời gian làm việc là mức giới hạn thời gian để sử dụng máy, nếu như quá mức thì động cơ sẽ nóng và gây ra giảm tuổi thọ của máy.

• Độ rộng của khổ giấy: mỗi loại máy hủy tài liệu khác nhau thì sẽ có thể hủy được khổ giấy khác nhau.

  
  Cần sắp xếp tài liệu trước khi bỏ vào máy huỷ 

Các bước bảo quản, vệ sinh máy hủy tài liệu

Mọi loại máy hủy giấy khi mua về đều như nhau, nhưng sau một thời gian sử dụng máy hủy, việc máy hủy nào tốt hơn phụ thuộc vào cách chúng ta bảo quản, sau đây là những việc cần thiết để giữ gìn cho máy:

Vệ sinh thùng chứa rác:đây là nơi cần được vệ sinh sạch sẽ, đổ những mẩu vụn giấy đã huỷ, bụi bẩn đi thường xuyên để tránh đi tình trạng nghẽn tắc, có thể làm giảm tuổi thọ và công suất làm việc của máy hủy tài liệu.

Bôi trơn lưỡi dao hủy giấy: cũng như mọi loại máy móc khác, lưỡi dao của máy hủy tài liệu cũng nên thường xuyên được lau chùi để loại bỏ những vụn giấy bụi bẩn bám xung quanh, ngoài ra cũng nên tra thêm dầu nhớt để làm trơn lưỡi dao, giúp cho máy có thể hoạt động êm ả và làm việc hiệu quả hơn. Đây cũng là bộ phận rất quan trọng của máy, ta nên đọc kĩ hướng dẫn sử dụng để tránh vệ sinh không đúng cách.

Tránh tình trạng kẹt giấy:Với việc bạn hủy quá nhiều giấy vượt quá công suất cho phép sẽ dễ dẫn đến tình trạng kẹt giấy, ngoài ra với lưỡi dao không được bôi trơn thì việc hủy giấy sẽ lâu hơn và sinh ra tình trạng nghẽn tắc. Nếu không xử lí thì tình trạng này sẽ thường xuyên và gây ra hư hỏng, giảm tuổi thọ. Để giải quyết, ta cần ngắt điện rồi tháo nắp máy, loại bỏ những mẩu giấy vụn bám quanh lưỡi dao, sau đó lắp lại, máy hủy văn phòng sẽ hoạt động bình thường.

Việc sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách và bảo quản vệ sinh thường xuyên sẽ giúp cho máy hủy tài liệukéo dài tuổi thọ lâu hơn và hoạt động hiệu quả cao. Máy nào tốt hơn cũng dựa vào thời gian sử dụng và công tác bảo quản của người chủ. Hãy chăm sóc cho thiết bị huỷ giấy của mình thật tốt vì nó sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều trong công việc.

Sieuthihaiminh.vn là nhà chuyên cung cấp các loại máy hủy tài liệu giá rẻ, hàng chính hãng, chất lượng hàng đầu trên toàn quốc. Với nhiều năm kinh nghiệm chúng tôi cam kết chắc chắn sẽ mang lại sự hài lòng đến mọi khách hàng. Nếu bạn đang có nhu cầu mua máy hủy tài liệuthì hãy nhanh tay gọi ngay đến số Hotline 0932 196 898 - 0902 787 139 của chúng tôi để được nhân viên tư vấn hỗ trợ mua hàng giúp bạn chọn được cho mình một chiếc máy hủy tài liệu chất lượng nhất nhé!

==> Xem thêm các bài viết khác: 
Vai trò của máy hủy giấy, bạn đã biết?
Giá máy photocopy 
Đến ngay Siêu thị Hải Minh để mua máy hủy giấy chất lượng
Những nguyên tắc quan trọng trong việc vệ sinh máy hủy tài liệu
TIẾT LỘ THÔNG TIN VỀ MÁY CHẤM CÔNG VÂN TAY
GIẢI PHÁP CHO NGÀNH DỊCH VỤ ĐÓ CHÍNH LÀ THIẾT BỊ MÁY CHẤM CÔNG