Máy huỷ tài liệu (paper shredder) là thiết bị không thể thiếu của nhiều văn phòng hiện nay. Máy có chức năng huỷ tài liệu giấy, một số máy có thể huỷ cả CD, card… nhằm bảo mật các tài liệu của doanh nghiệp, công ty tránh bị phát tán, đánh cắp. Đây được xem là trợ thủ đắc lực đóng vai trò quan trọng trong vấn đề bảo mật thông tin mật.
Máy huỷ giấy hay còn gọi là máy huỷ tài liệu, tiếng anh gọi là paper shredder, thiết bị hữu ích cho nhiều văn phòng doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay, được dùng để cắt nhỏ các loại giấy tờ, tài liệu thành sợi nhỏ hoặc vụn nhằm bảo mật thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài cũng như góp phần cho văn phòng nhiều công ty gọn gàng, ngăn nắp hơn. Xử lý nhiều loại tài liệu không sử dụng một cách nhanh chóng, hiệu quả và thân thiện với môi trường.
Thiết bị có nguyên lý hoạt động đơn giản khi giấy được đưa vào miệng cắt, động cơ sẽ vận hành kéo giấy vào hệ thống cắt và lưỡi dao bắt đầu xoay chuyển cắt tài liệu cần huỷ thành những mảnh sợi nhỏ hoặc mảnh vụn, tất cả giấy vụn này sẽ được chuyển xuống thùng chứa giấy. Xong quy trình vận hành của thiết bị, khá an toàn và nhanh chóng.
Thị trường có nhiều mẫu mã máy huỷ khác nhau, nhưng nhìn chung tất cả đều có cấu tạo cơ bản với các bộ phận chính như:
- Miệng cắt giấy: Vị trí bỏ giấy tài liệu cần huỷ vào máy.
- Lưỡi dao: Bộ phận đóng vai trò quan trọng với chức năng cắt giấy và nhiều loại tài liệu như đĩa CD, USB, ghim, kẹp... thành mảnh sợi vụn, được thiết kế chủ yếu bằng thép cứng, sắc bén với độ bền cao.
- Motor máy: Đa dạng công suất tuỳ mẫu mã máy, đóng vai trò quan trọng cung cấp năng lượng cho hệ thống vận hành hiệu quả.
- Thùng chứa giấy: Tài liệu sau khi được huỷ xong sẽ được gom lại trong thùng chứa này, tuỳ từng công suất, model sẽ có dung tích thùng chứa lớn nhỏ khác nhau.
- Bảng điều khiển: Giúp người dùng dễ dàng quan sát, điều chỉnh các thông số sao cho phù hợp.
- Một số bộ phận khác như cảm biến, khe huỷ đĩa CD, DVD...
Máy huỷ tài liệu tại Hải Minh rất được ưa chuộng
Nhờ sở hữu nhiều tính năng, đặc điểm nổi bật mà các thiết bị huỷ giấy nhanh chóng trở thành một trong những máy văn phòng quan trọng, gần như không thể thiếu, cụ thể như:
- Khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối: Với chức năng cắt nhỏ tài liệu thành mảnh vụn siêu nhỏ thiết bị giúp bảo mật thông tin nhạy cảm, thông tin mật hiệu quả với đa dạng mức độ bảo mật tuỳ nhu cầu sử dụng khác nhau của người dùng.
- Thân thiện với môi trường: Giấy vụn sau khi được huỷ bỏ có thể tái sử dụng lại. Bên cạnh đó, cũng hạn chế tình trạng đốt giấy, giảm thiểu khí thải, rác thải ra môi trường.
- Kiểu dáng nhỏ gọn, tiện lợi: Hầu hết các dòng máy huỷ giấy văn phòng đều được thiết kế với kiểu dáng nhỏ gọn, đẹp mắt và có trang bị thêm bánh xe thuận tiện di chuyển khi sử dụng.
- Công suất khoẻ, vận hành đơn giản: Công suất khoẻ huỷ được nhiều tài liệu cùng lúc, thao tác dùng máy đơn giản chỉ cần bỏ giấy vào miệng huỷ và nhấn nút công tắc máy sẽ tự động làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức.
- Độ ồn thấp: Vì thường dùng cho môi trường văn phòng nên hầu như các model máy huỷ tài liệu đều vận hành êm ái, độ ồn thấp không ảnh hưởng đến mọi người xung quanh.
- Sở hữu nhiều tính năng tiện lợi cho người dùng: Đa số các dòng máy huỷ đều huỷ được đa dạng tài liệu không chỉ mỗi giấy mà huỷ được cả các loại usb, thẻ ngân hàng, đĩa CD, DVD, ghim, kẹp... ; các tính năng khác như hẹn giờ, chống kẹt giấy, tự động tắt/bật...
- Bền bỉ: Được thiết kế với công nghệ hiện đại, chất liệu tốt cứng cáp, dễ dàng vệ sinh lau chùi nên các thiết bị huỷ tài liệu rất ít hư hỏng, tuổi thọ cao.
Thị trường cung cấp khá nhiều mẫu máy huỷ giấy, tài liệu khác nhau khiến cho người dùng gặp khó khăn trong việc lựa chọn, cùng tìm hiểu về các loại máy huỷ để có thêm thông tin hữu ích cũng như dễ dàng lựa chọn cho mình loại máy phù hợp với nhu cầu dùng, hiện nay sản phẩm được phân loại dựa trên 2 tiêu chí sau:
Dựa theo công suất, máy huỷ được chia làm 3 loại chính:
-Máy huỷ tài liệu mini: Dùng cho cá nhân, phòng giám đốc.
-Máy huỷ giấy văn phòng: Dùng cho nhu cầu huỷ giấy, tài liệu tại các văn phòng doanh nghiệp.
-Máy huỷ giấy công nghiệp: Máy lớn phù hợp cho các tổ chức, cơ sở dịch vụ chuyên tiêu huỷ lượng giấy lớn và liên tục hàng ngày.
Dựa theo kiểu huỷ giấy thiết bị huỷ tài liệu cũng được chia thành 2 loại:
-Kiểu máy huỷ dạng sợi/mảnh: Khả năng huỷ sợi 5,8mm (tương đương huỷ 36 mảnh tờ giấy A4), huỷ sợi 4x38mm (huỷ xấp xỉ 312 mảnh tờ A4), huỷ sợi 4x50mm (huỷ 412 mảnh tờ A4). Tuỳ vào nhu cầu cũng như độ bảo mật của giấy tờ, tài liệu cần huỷ người dùng nên chọn loại máy phù hợp.
-Kiểu máy huỷ vụn: Phù hợp dùng cho các cá nhân, doanh nghiệp cần huỷ tài liệu có tính bảo mật cao vì khả năng khôi phục tài liệu đã huỷ vụn khá thấp gần như bằng 0, huỷ vụn từ 2x15mm/ 0.8x15mm/ 0.8x5mm siêu nhỏ vụn.
Tuỳ từng nhu cầu và mức độ lượng giấy cần huỷ và độ bảo mật/nhạy cảm của dữ liệu bạn nên cân nhắc lựa chọn loại máy huỷ phù hợp cho mình.
Máy huỷ giấy lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay
Sử dụng máy huỷ giấy, tài liệu rất đơn giản không mất nhiều thời gian với các bước như sau:
Bước 1: Cắm nguồn điện
Bước 2: Bật công tắc, cho giấy tài liệu cần huỷ vào khe huỷ
Bước 3: Máy tự động huỷ giấy
Bước 4: Sau khi huỷ xong tài liệu cần huỷ, tắt máy và rút phích cắm khỏi ổ điện để đảm bảo an toàn.
Bước 5: Kiểm tra và vệ sinh lại máy.
Để luôn giữ cho máy huỷ tài liệu luôn hoạt động hiệu quả, kéo dài tuổi thọ cho thiết bị thì người dùng cần nắm một số lưu ý quan trọng trong quá trình vận hành như:
- Xem kỹ hướng dẫn sử dụng có kèm theo máy để nắm rõ về quy trình vận hành cũng như những khuyến cáo, lưu ý quan trọng từ nhà sản xuất.
- Kiểm tra máy, dây nguồn có đang hoạt động bình thường hay không?
- Lưu ý không cho quá nhiều giấy cùng lúc vào máy, nếu thông số máy huỷ được cùng lúc 10 tờ thì chúng ta chỉ nên bỏ cùng lúc từ 5-7 tờ để đảm bảo máy hoạt động hiệu quả, tăng tuổi thọ cho thiết bị.
- Giấy cần huỷ tránh để ẩm ướt hoặc lộn xộn, nên sắp xếp lại cho gọn gàng, không huỷ vật cứng lẫn lộn với giấy. Vì thông thường, các tài liệu cứng sẽ có khe huỷ riêng.
- Sau khi huỷ kiểm tra thùng chứa giấy, nếu đã đầy cần đổ đi và vệ sinh lại máy như miệng cắt, lưỡi dao có bị kẹt mảnh giấy nào không, lau chùi máy sạch sẽ và bảo quản nơi thoáng mát.
- Pin, mực in tuyệt đối không cho vào máy huỷ có thể gây cháy nổ khi tiếp xúc với lưỡi dao sắc bén của thiết bị.
- Luôn tắt máy khi sử dụng xong và đặt máy tại vị trí cao tránh xe tầm với của trẻ con hoặc vật nuôi để đảm bảo an toàn.
Mỗi văn phòng sẽ có nhu cầu sử dụng máy huỷ giấy khác nhau. Nếu bạn sử dụng máy huỷ cho các tài liệu mang tính bảo mật thông thường thì máy huỷ dạng sợi là lựa chọn hợp lý. Tuy nhiên nếu các tài liệu cần huỷ mang tính bảo mật cao, nhạy cảm thì máy huỷ tài liệu vụn và siêu vụn sẽ là sự lựa chọn tối ưu hơn.
Bạn cần huỷ tài liệu giấy, card, CD hay thẻ nhựa? Việc xác định loại chất liệu bạn cần huỷ sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong lựa chọn.
Tuỳ vào khối lượng tài liệu cần huỷ mà bạn có thể chọn dòng máy huỷ tài liệu mini hay máy huỷ tài liệu công nghiệp. Máy hủy mini có công suất hoạt động nhỏ, phù hợp với những người có nhu cầu hủy tài liệu ít. Trong khi đó những mẫu máy hủy tài liệu công suất lớn lại cho hiệu quả hủy tài liệu nhanh hơn với số lượng lớn và liên tục. Việc xác định khối lượng tài liệu cần huỷ giúp bạn chọn được sản phẩm phù hợp tránh lãng phí.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều thương hiệu máy huỷ tài liệu khác nhau như: Silicon, GBS, Bosser, EBA, Magitech, Bingo, Texet,….mức giá các dòng cũng rất đa dạng. Tuỳ thuộc vào khả năng tài chính quý khách sẽ lựa chọn cho mình dòng máy phù hợp.
Tiêu chí chọn mua máy huỷ tài liệu
Câu hỏi mà nhiều khách hàng quan tâm hiện nay chính là liệu có nên mua máy huỷ giấy đã qua sử dụng? việc lựa chọn máy cũ mang lại một số lợi ích về mặt chi phí tuy nhiên cũng đi kèm đó là một số các rủi ro tiềm ẩn, cùng phân tích chi tiết ưu nhược điểm khi lựa chọn mua máy cũ dưới đây để có thêm lựa chọn phù hợp.
- Tiết kiệm chi phí: Các dòng máy cũ thường có giá thành khá rẻ so với máy mới, từ đó giúp người dùng tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể.
- Đa dạng mẫu mã lựa chọn: Nhu cầu mua máy cũ tối ưu chi phí tăng cao nên thị trường cũng có khá nhiều thương hiệu, mẫu mã cùng mức giá khác nhau cho khách hàng lựa chọn.
- Thân thiện với môi trường: Mua máy cũ có thể giúp giảm thiểu lượng rác thải điện tử và từ đó có thể góp phần bảo vệ môi trường tốt hơn.
- Khó khăn trong vấn đề bảo hành và sửa chữa: Máy cũ đã qua sử dụng thường sẽ gặp khó khăn hơn trong việc sửa chữa và tìm kiếm phụ kiện thay thế mỗi khi gặp lỗi, bởi đa phần là mẫu cũ không rõ nguồn gốc nên không dễ để sửa cũng như tìm linh kiện để thay.
- Tiềm ẩn nhiều rủi ro về chất lượng, độ bền: Máy cũ có thể đã bị hư hỏng trải qua nhiều lần sửa chữa, hao mòn theo thời gian khiến cho chất lượng, hiệu quả vận hành không cao và dễ bị hư hỏng.
- Các chức năng của máy bị hạn chế: Nhiều dòng máy cũ sẽ không có đầy đủ các chức năng như máy mới như huỷ đa dạng tài liệu thẻ tín dụng, đĩa CD...
Có thể thấy việc lựa chọn mua máy cũ có những ưu nhược điểm và người mua hàng cần tìm hiểu, nghiên cứu kỹ trước khi quyết định mua để tránh phát sinh thêm chi phí không đáng có. Vài lời khuyên dành cho khách hàng đang có ý định mua máy huỷ giấy đã qua sử dụng:
- Xác định rõ nhu cầu sử dụng: Việc xác định nhu cầu sử dụng có thể lựa chọn được máy phù hợp.
- Kiểm tra kỹ máy trước khi chọn mua: Trước khi mua hãy kiểm tra kỹ máy từ ngoại hình cho đến khả năng huỷ giấy, tình trạng động cơ, lưỡi dao...
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Khách hàng nên chọn các địa chỉ chuyên cung cấp máy huỷ giấy thanh lý, máy cũ... không nên mua tại các đơn vị/cá nhân không rõ ràng tránh mua phải hàng kém chất lượng.
- Cân nhắc lựa chọn mua máy mới: Để sở hữu máy huỷ tài liệu văn phòng đảm bảo chất lượng, đầy đủ tính năng cùng chế độ bảo hành uy tín, quý khách có thể cân nhắc mua máy mới để đảm bảo hiệu quả cao trong việc xử lý tài liệu không còn sử dụng.
Mua máy huỷ giấy mới đảm bảo về chất lượng, độ bền, chế độ hậu mãi
Sieuthihaiminh.vn - Đơn vị hàng đầu tại thị trường Việt Nam chuyên phân phối sỉ & lẻ đa dạng các loại máy huỷ tài liệu, huỷ giấy chất lượng, giá cạnh tranh, đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng được người dùng đánh giá cao cũng như tin tưởng lựa chọn.
- Sản phẩm bán ra đảm bảo mới, chất lượng.
- Thời gian bảo hành lâu dài, hết bảo hành có nhận sửa dịch vụ cùng linh phụ kiện thay thế sẵn, giá tốt.
- Mọi sản phẩm đều có xuất xứ và nguồn gốc rõ ràng.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, tư vấn và sửa chữa tốt nhất theo yêu cầu khách hàng.
- Giao hàng tận nơi cùng hệ thống bảo hành toàn quốc
- Giá thành cạnh tranh, nhiều ưu đãi hấp dẫn giá công khai tại website.
Nhanh tay liên hệ ngay hotline siêu thị Hải Minh để mua máy huỷ giấy chất lượng nhận báo giá ưu đãi, cạnh tranh nhất từ Hải Minh nhé
